Upphandlingsbryggans ordlista

Här förklarar vi ett urval av de vanligaste orden som förekommer inom konst- och upphandlingsvärlden.  Vad är upphandlingsförfaranden och vad betyder egentligen tröskelvärde?  Det finns många ord inom upphandlingsområdet som man kanske inte alltid förstår vad de betyder.

Med hjälp av  våra seminariedeltagare har vi samlat ihop ord och uttryck som hör till upphandlingsområdet. Det kan vara bra att känna till hur de används, och som alltid när det är fråga om “fackspråk” kan betydelsen ibland avvika från den vi är vana vid. 

Saknar du något ord? Hör gärna av dig till info@upphandlingsbryggan.com så fyller vi på! 

Anbud: det underlag man lämnar för att vinna en upphandling. Ett anbud är ofta en kombination av en ansökan om att vara leverantör och en offert på det man erbjuder.

Annonsdatabas: En databas där man kan annonsera och söka efter upphandlingar. För upphandlingar ska annonsdatabaserna vara registrerade hos Konkurrensverket. 

Anskaffning: betyder i de flesta fall samma sak som inköp men innefattar även hyra och leasa. För att inkludera de olika sätten att lösa ett behov används ofta ordet anskaffning.

Armlängds avstånd: Ett kulturpolitiskt uttryck som syftar till att för att politiker ska ha armlängds avstånd till kulturen. Begreppet kopplas ofta till intentionerna bakom Museilagen.

Avrop: när man köper på ett ramavtal. Ramarna för avtalet är redan bestämda.

Avtal: två parters ”civilrättsliga” överenskommelse om något.

Bilaga 2: en bilaga till LOU som anger vissa tjänster som delvis är undantagna från upphandlingsreglerna och ska följa en enklare process. Tjänsterna anges med CPV-koder.

Blandade kontrakt: ett kontrakt har inslag av olika typer: varor, tjänster eller byggentrepenader. Det som väger över i värde brukar avgöra vilken typ av kontrakt det räknas som i lagens mening.

Byggnadsanknuten konst: – se gestaltningsuppdrag.

CPV-koder: Common Procurement Vocabulary är ett klassificeringssystem för upphandlingar för att underlätta att hitta och följa upp upphandlingar.

Curator: har konstnärlig kompetens. En curators uppdrag kan bland annat vara att formulera ett konstnärligt tematiskt ramverk för en utställning eller ett uppdrag, samt att kontextualisera ett konstverk, det vill säga sätta ett konstverk i ett sammanhang, i relation till en plats eller verksamhet.

Curatoriell vision: åsyftar curatorns eller konstkonsultens tankar om vad ett eller flera konstverk ska uppnå eller uttrycka.

Direktiv: en så kallad ”rättsakt” i EU (en typ av lag) som anger hur medlemsstaterna ska lagstifta nationellt. Ett direktiv gäller alltså inte vanligtvis direkt (till skillnad från förordning, som är en annan rättsakt) utan varje land får välja hur de uppfyller direktivet med en egen lag eller en kombination av lagar. Offentlig upphandling regleras av ett direktiv som förkortas 2014/24/EU.

Direktköp: vissa myndigheter talar om direktköp när kontraktet uppgår till ett lägre värde en den interna minimigränsen. Ingen juridisk term utan en form av direktupphandling som inte kräver annonsering.

Direktupphandling: ett upphandlingsförfarande med enklare regler utan krav att informera i förväg om en kommande upphandling genom en annons. Gränsen för direktupphandling är 700 000 kr för varor och tjänster. Det finns även andra situationer när direktupphandling kan användas.

Entreprenad: oftast byggprojekt där flera olika kontrakt och insatser ingår i en helhet. Det finns standardavtal för flera branscher för olika typer av entreprenader. Konst kan ingå som en del, men brukar inte räknas in i entreprenaden som helhet.

ESPD: en egenförsäkran, European Single Procurement Document. Med detta kan leverantörerna preliminärt bevisa att de uppfyller upphandlingens krav. Formuläret brukar finnas bland upphandlingsdokumenten.

EU-rätt: Lagar som antas i EU:s institutioner måste följas. EU-rätten har företräde. Om en svensk lag står i strid med en EU-lag är det EU-lagen som gäller.

EUs fem grundläggande rättsprinciper: är principiella ställningstaganden som alltid måste följas. En upphandling måste vara icke-diskriminerande, likabehandlande, proportionell, transparent och ha ett ömsesidigt erkännande.

Förfarande: tillvägagångssätt för hur myndigheten genomför en upphandling. Under tröskelvärdet är det fritt att skapa egna förfaranden i Sverige, över tröskelvärdet finns förfarandena inskrivna i lagen.

Förhandlat förfarande: ett upphandlingsförfarande som kan ske med eller utan föregående annonsering, alltså med eller utan att man talar om att man ska göra denna upphandling innan

Förordning: en typ av rättsakt inom EU (en typ av lag) som är tvingande i alla medlemsstater. Den gäller alltså direkt som en lag för alla. Ett känt exempel är GDPR (general data protection regulation) från 2018, som reglerar hur man får handskas med personuppgifter.

Gestaltning: begreppet konstnärlig gestaltning används mer och mer istället för konstnärlig utsmyckning. Ofta en beställning som omfattar både utförandet och själva verket. Beroende på vilket som är dominerar vid en upphandling så kan man avgöra vilka regler som gäller.

Gestaltningsuppdrag: uppdraget att skapa permanent konst kallas ibland gestaltningsuppdrag.

Konst: omfattar alla former av verk som skapats med konstnärlig ambition och i syfte att nå en konstnärlig verkan.

Konstgestaltning: Ett alternativt samlingsbegrepp till begreppen konstnärlig utsmyckning och gestaltning. Konstgestaltning skiljer sig från annan gestaltning genom att den utförs av yrkesverksamma konstnärer som är utbildade inom yrket eller har motsvarande kompetens.

Konstkollektion: en tillfällig sammansättning av konst från olika konstnärer, likt en konstutställning. När man pratar om konstkollektioner syftar man på en sammansättning av lös konst.

Konstkonsult: är sakkunnig inom konst. Kan fungera som konstnärligt ansvarig och som projektledare för konstprojekt. Anlitas som extern konsult. En konstkonsults uppdrag kan bland annat vara att skriva konstprogram, fungera som sakkunnig i upphandlingsprocessen och att driva projekt tillsammans med konstnärer och andra inblandade parter.

Konstkonsulent: benämning för en handläggare inom region eller kommun som har ett främjandeuppdrag för konstområdet. Ibland också ansvarig för inköp och beställningar samt förvaltning av konsten.

Konstnärlig gestaltning: konstverk som är integrerat i eller placerat på en plats. En konstnärlig gestaltning kan vara av mer tillfällig art eller tänkt att vara på platsen mer permanent.

Konstnärlig höjd: ofta ett uttryck för att något har en konstnärlig kvalitet.

Konstnärlig vision: åsyftar konstnärens idé men kan ibland användas för de tankar som curatorn eller konstkonsulten har.

Konstprogram: en vision, målbild och projektplan för konstprojekt som används för att beskriva det behov en beställare har. Kan i vissa fall benämnas som förstudie.

Konstprojekt: är ett projekt som ska resultera i skapande eller genomförande av konst.

Konstprojektledare: den roll en curator eller en konstkonsult har i ett konstprojekt vilket innebär en praktisk funktion. Den konstnärliga projektledaren leder konstprojektet och är ansvarig för att det genomförs.

Konstundantaget: i vissa särskilda fall måste inte inköp av konst följa upphandlingsreglerna. Här måste myndigheten visa att inköpet ska kunna räknas som ett sådant tillfälle.

Krav: De delar som måste uppfyllas i en upphandling.

Kriterier: De delar som är önskvärda att uppfyllas i en upphandling till skillnad från krav som ska uppfyllas. Begreppet kan användas för olika delar i upphandlingsprocessen. Därför är det viktigt att förklara vilken typ av kriterier som man syftar på.

Kulturplan: ett politiskt dokument som gäller för hela regionen eller kommunen och är oberoende av sektorsindelning eller förvaltningsuppdelning. Vad politikerna inom den geografiska området har för mål inom olika kulturområden och som helhet. Är grunden för de regionala medel som tilldelas av Kulturrådet för regional kultur.

Köp av konst: regleras genom avtalslagen och köplagen (skiljer sig från entreprenad där man oftast följer särskilda standardavtal). Dessa lagar gäller köpet inte upphandlingen som är vägen till köpet.

Leverantör: är den som myndighetens skriver avtal med, som ska leverera det som upphandlats. I konstupphandlingar är det konstnären.

LOU: förkortning för lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, är en av upphandlingslagarna som finns och den lag som i första hand påverkar konst och kulturinköp. Lagen genomför EU:s upphandlingsdirektiv 2014/24/EU. Det finns även andra direktiv och nationella lagar för andra typer av upphandlingar.

Lös konst: enskilda redan skapade verk till exempel en målning, skulptur eller ett videoverk. Kan flyttas mellan olika platser jämfört med ett byggnadsanknutet permanent verk. Enstaka oftast färdiga verk som anskaffas utan att nödvändigtvis vara tänkta för en viss plats.

Offentlig konst: konst på offentliga platser, inom- och utomhus. En offentlig plats betyder inte att alla har tillgång till platsen eller verket, som verk i fängelser eller säkerhetsklassade lokaler. Många gånger kopplar man i Sverige offentlig konst till offentligt finansierad konst.

Open call: används ofta synonymt med annonsering eller inbjudan till upphandling, eller annan typ av spridning av detsamma exempelvis på sociala medier eller en hemsida. Det kan också vara en slags audition där konstnärer kan presentera sig eller sin konst.

Permanent konst: är i vissa fall ett annat ord för byggnadsanknuten konst, det vill säga ett verk som beställs och skapas för en specifik plats. Andra använder begreppet för att beskriva verkets livslängd. I dessa fall menar man konst som inte är tänkt att flyttas utan är permanent en del av platsen.

Policy: ofta ett externt dokument som sammanfattar en verksamhet eller myndighets inriktning, målsättning arbetsmetoder, alltså delar av strategi, riktlinjer och rutiner. Ofta är en policy ett sätt att visa medborgare eller samarbetsparter hur man jobbar och vad man värdesätter. Policyn kan påverkas av den politik som råder. Den kan också beskriva hur man arbetar med särskilt viktiga områden som jämställdhet och arbetsmiljö för en extern läsare.

Ramavtal: ett avtal som gäller över en längre tid och bestämmer ramarna för kommande köp.

Riktlinjer: ofta interna regler och mål för en verksamhet inom ett visst insatsområde. En utförande enhet, som en förvaltning, använder riktlinjerna för att forma egna handlingsrutiner i sin verksamhet. Riktlinjerna bygger på strategi och övergripande kulturplan.

Selektivt förfarande: är ett upphandlingsförfarande i två steg. Steg ett innebär att intresserade anmäler intresse för att lämna anbud. Leverantörerna utvärderas och ett specificerat antal får lämna anbud.

TED: Tenders Electronic Daily, EUs gemensamma annonsdatabas.

Tilldelning: när man informerar vem alla inblandad vem man önskar skriva kontrakt med.

Tjänstekontrakt: är ett kontrakt som rör tjänster.

Tröskelvärde: en summa som avgör vilken paragraf som styr hur inköpet ska gå till. Är det över tröskelvärdet ska upphandlingen annonseras i TED.

Upphandling: i upphandlingslagarna är det reglerat hur bland annat myndigheter, kommuner och regioner får anskaffa en vara, tjänst eller byggentreprenad. Processen för hur inköpet ska gå till kallas upphandling, alltså hur man får handla upp något.

Upphandlingsdokument: den samling handlingar som beskriver en upphandling.

Upphandlingsförfarande: är samlingsnamnet på de olika tillvägagångssätt som man får upphandla på.

Upphandlingsprocess: hela processen, från att arbetet med att planera upphandlingen till uppföljning av avtal. Inte en legal term.

Upphandlingsverktyg: digitalt verktyg för att hantera upphandlingar.

Utsmyckning: används ibland som ett annat ord för gestaltning.

Utvärderingsgrund: Anbuden ska utvärderas efter antingen bästa förhållande mellan pris och kvalitet, kostnad (livscykelkostnad) eller pris (lägstapris).

Varukontrakt: är ett kontrakt som rör varor.

Verk: är ett annat ord för konstverk.

Verkshöjd: är ett begrepp som juridiskt är kopplat till upphovsrätt men i vardagen används det ofta för att beskriva kvalité eller originalitet. Med hög verkshöjd menas hög konstnärlig kvalité.

Öppet förfarande: ett upphandlingsförfarande som sker i ett steg. De som vill lämnar ett anbud och den som är mest lämplig får kontraktet. Formen liknar att man lämnar en offert.

Överprövning: när en leverantör anser att en upphandling inte gått rätt till. Upphandlingen prövas i förvaltningsrätten. Nästa steg är kammarrätten och avslutningsvis i högsta förvaltningsdomstolen.